Obowiązkowe wyposażenie biura

Każde biuro, niezależnie od tego, jak dużą powierzchnię zajmuje oraz ilu pracowników z niego korzysta, musi być odpowiednio wyposażone. Wbrew pozorom rzeczy, które muszą się w nim znaleźć, jest całkiem sporo. To zarówno meble, sprzęt elektroniczny, oświetlenie oraz ogrzewanie, jak i elementy przestrzeni socjalnych. Jakiego wyposażenia biura nie może zabraknąć? O czym zdecydowanie należy pamiętać?

Rzeczy do biura – od czego zacząć?

Zastanawiasz się, co stanowi obowiązkowe wyposażenie biura? Takich rzeczy jest naprawdę sporo. Przed rozpoczęciem urządzania przestrzeni do pracy należy zatem dobrze zaplanować zakupy. Dobrze jest zacząć od tych większych gabarytowo, a następnie skompletować dodatki. Na wstępie warto uwzględnić podstawę, czyli meble i urządzenia do wyposażenia biura. Co do nich należy?

W każdym pomieszczeniu, w którym pracownicy będą wykonywali swoje obowiązki, musi znaleźć się sprzęt wykorzystywany w codziennej pracy. Obecnie trudno wyobrazić sobie funkcjonowanie jakiejkolwiek firmy bez komputerów, dlatego one z pewnością będą stanowiły podstawę wydatków na zakup wyposażenia do biura.

Jednak komputery to nie wszystko – konieczne będzie także zainwestowanie w drukarkę, skaner i kopiarkę. Można kupić je oddzielnie lub wybrać urządzenie wielofunkcyjne. Czasami, chociaż coraz rzadziej, na wyposażeniu biura znajduje się także faks.

Cały sprzęt powinien zostać połączony w jedną sieć, która umożliwi przesyłanie danych na bieżąco, zarówno pomiędzy pracownikami, jak i konkretnymi urządzeniami, na przykład z komputera do drukarki. Urządzanie biura to więc nie tylko konieczność zakupienia określonych elementów, ale również ich umiejętne skonfigurowanie, podłączenie i uruchomienie.

Jeśli więc zastanawiasz się, w jakie obowiązkowe wyposażenie biura zainwestować na początku, z pewnością będą to:

• komputery stacjonarne lub laptopy,
• drukarki,
• ksero,
• skaner,
• niszczarka,
• instalacja internetowa i/lub intranetowa.

Do wyboru masz niemal nieograniczoną liczbę rozwiązań w zakresie samego sprzętu, jak i możliwości jego konfigurowania i łączenia w wydajnie działającą sieć.

Co znajduje się na wyposażeniu biura? Po pierwsze – ergonomiczne meble

Elektroniczne urządzenia do wyposażenia biura to nie wszystko. Aby korzystanie z nich było wygodne, konieczne jest kupienie odpowiednich mebli. W przypadku pomieszczeń dla pracowników są to przede wszystkim:

• biurka,
• krzesła,
• regały,
• szafy do przechowywania dokumentów.

Dwa pierwsze elementy wyposażenia biura są niezwykle istotne, a ich wybór nie może być przypadkowy. Weź pod uwagę to, że w miejscu pracy osoby zatrudnione każdego dnia spędzają wiele godzin. Krzesło i biurko muszą być zatem tak dobrane, by nie powodowały dyskomfortu podczas pracy. Powinny mieć też odpowiednie wymiary, które pozwolą uniknąć bólu kręgosłupa i innych dolegliwości.

Wytyczne dotyczące tych elementów wyposażenia biura są ściśle określone. Podstawą jest tutaj ergonomia, czyli takie dobranie wysokości, szerokości i funkcjonalności poszczególnych mebli, by pozwalały one ich użytkownikom przyjąć naturalną pozycję bezpieczną dla ich zdrowia.

Jeśli szukasz mebli do biura, pamiętaj, że nie mogą być to produkty przypadkowe. W szczególności nie sprawdzą się takie, które są przeznaczone do wykorzystywania w domu – na przykład krzesła, które nie są wyposażone w kółka i podłokietniki.

Wśród rzeczy do biura nie może również zabraknąć mebli do przechowywania. Może się wydawać, że obecnie ilość dokumentów, jakie trzyma się w miejscu pracy, jest niewielka, ponieważ większość z nich magazynuje się w formie elektronicznej. Wystarczy jednak odwiedzić dowolne biuro, nawet małe, by przekonać się, że liczba segregatorów, teczek czy pudeł z „papierami” jest pokaźna.

Faktury, umowy, kosztorysy, konspekty – to wszystko musi znaleźć się w odpowiednim miejscu – przede wszystkim dlatego, że niektóre dokumenty są poufne i wymagają właściwego przechowywania. Ponadto bałagan w biurze nie sprzyja dobrej organizacji pracy. Jeśli zatrudnieni będą musieli tracić cenny czas na szukanie tego, co jest im potrzebne, ich wydajność będzie niska, a co gorsza wzrośnie frustracja i niezadowolenie.

Wyposażenie biura służące przechowywaniu powinno obejmować nie tylko szafy przeznaczone typowo na dokumenty, ale również na materiały biurowe, na przykład papier do drukarki, koperty czy koszulki foliowe. Trzeba także wygospodarować miejsce na środki higieniczne czy choćby zapas kawy. Te na pozór drobne elementy mogą zagracić wnętrze, jeśli nie zostaną ułożone w odpowiedni sposób.

Obowiązkowe wyposażenie biura – miejsce do odpoczynku

Rzeczy do biura to nie tylko to, czego używa się stricte do pracy. Choć pracownicy spędzają większość czasu przy biurkach, muszą przecież również odpocząć, mieć miejsce do zjedzenia posiłku i napicia się kawy lub wody. Z tego powodu w biurze powinna znaleźć się przestrzeń, w której zatrudnieni mogą na chwilę oderwać się od swojej pracy i zregenerować siły.

Nie wystarczy jedynie wygospodarować kawałka miejsca, ale przede wszystkim dobrze je urządzić. Nawet jeśli ilość miejsca w biurze nie pozwala na zorganizowanie pełnowymiarowej i bogato wyposażonej kuchni, zadbaj przynajmniej o niewielki kącik, w którym znajdą się podstawowe sprzęty, takie jak lodówka, czajnik, ekspres do kawy czy kuchenka mikrofalowa. To absolutna podstawa, jednak warto ją rozszerzyć – na przykład o płytę indukcyjną czy dystrybutor do wody. Nie warto oszczędzać na takich urządzeniach – weź pod uwagę to, że pracownicy spędzają w biurze kilkadziesiąt godzin każdego tygodnia, powinni więc czuć się tam komfortowo. Jakich sprzętów nie powinno więc zabraknąć w żadnym miejscu pracy?

Dystrybutory do wody i ekspresy do kawy – ważne w każdym biurze

Ekspres do kawy jest nazywany ulubionym sprzętem biurowym wszystkich pracowników. Aromatyczny napój pozwala na chwilkę oderwać się od obowiązków, u wielu osób wspiera także koncentrację i zmniejsza uczucia zmęczenia. Co więcej, jeśli zainwestujesz w dobry ekspres, Twoi podwładni z pewnością to docenią.

Na jakie urządzenie warto się zdecydować? Z biurowego ekspresu z pewnością będzie korzystało sporo osób, dlatego powinien być łatwy w obsłudze i nie wymagać zaawansowanej konserwacji, na przykład skomplikowanego czyszczenia. Dobrze jest również wybrać model, który ma duzy pojemnik na wodę i kawę, by nie trzeba było ich zbyt często uzupełniać.

Ciekawą propozycją może być na przykład automatyczny ekspres do kawy Duke W2L Coffee Format z wygodnym panelem sterowania i dużym wyświetlaczem dotykowym. Elegancki, lustrzany efekt wykończenia obudowy sprawia, że urządzenie nabiera ozdobnego charakteru, a możliwość wyboru koloru podświetlenia pozwala dostosować jego styl do kolorystyki firmowej lub też odmienić barwę światła w dowolnym momencie.

Kolejna opcja warta rozważenia to automatyczny ekspres do kawy BREAK W8L Coffee Format. Kompaktowe wymiary i nowoczesna bryła sprawiają, że urządzenie doskonale wkomponuje się w każdą przestrzeń biurową.

Oba modele oferują intuicyjną obsługę panelem dotykowym i wybór ulubionego napoju za jednym dotknięciem.

Oprócz ekspresu do kawy dobrze jest zadbać także o to, by pracownicy mieli stały dostęp do świeżej wody. Jeśli jesteś pracodawcą, masz obowiązek dostarczenia im napojów, z których mogą korzystać zgodnie ze swoimi potrzebami. Niekoniecznie jednak musisz kupować w sklepie zgrzewki wody mineralnej. Jest to niewygodne i zajmuje sporo czasu, dlatego warto poszukać alternatywy.

Możesz na przykład zainwestować w biurowy dystrybutor do wody. Co to takiego? Jest to urządzenie, które zapewnia stały dostęp do wody, a ponadto dba o jej właściwe parametry. Takie produkty są wyposażone w filtry uzdatniające i lampy UV, które eliminują szkodliwe cząsteczki. W zależności od wielkości biura i zapotrzebowania na wodę masz do wyboru wiele różnorodnych modeli.

Możesz postawić na niewielkie nablatowe urządzenie, czyli dystrybutor wody Waterpia WFP1050s. Zapewnia ono dostęp do wody w temperaturze pokojowej i schłodzonej. Jest wyposażony w czujnik zmierzchu, który automatycznie wyłączy sprzęt, kiedy zrobi się ciemno. Pracownicy nie muszą więc pamiętać o tym, by nacisnąć przycisk off, gdy opuszczają biuro po skończonej dniówce.

Jeśli szukasz czegoś większego, świetnie sprawdzi się stojący dystrybutor wody Ruhens UV WHP 2010, który zapewnia wodę zimną i gorącą. Dzięki temu użytkownicy mogą nie tylko ugasić pragnienie, ale również przygotować sobie ciepłą herbatę lub danie instant.

Do wyboru masz też wiele innych urządzeń wartych uwagi. Warto przejrzeć dostępną ofertę.

Warto pamiętać, że za komfort pracowników odpowiada nie tylko wyposażenie biura. Na to, jakie warunki tworzymy w naszej firmie, wpływają też inne czynniki, jak choćby kultura organizacyjna, czy też oferowane benefity pozapłacowe. W przypadku tych ostatnich, warto wybierać takie, które pomogą zadbać również o psychiczny komfort pracowników. Szeroki pakiet tego typu benefitów oferuje marka Mental Benefits. W ofercie znajdziemy zajęcia dla grup, jak również ofertę coachingu, a nawet zajęcia jogi on-line czy też konsultacje dietetyczne.